UN·E SECRETAIRE ASSISTANT·E H/F
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l’éducation, l’aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Direction
En tant que premier employeur public du territoire, le Département de la Seine- Saint Denis (8000 agents) est un acteur majeur de la petite enfance, du social, de l’aménagement, de l’éducation et de la culture.
Employeur responsable, notre politique de recrutement reflète principalement la richesse et la diversité de notre territoire. Nous sommes ainsi fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
La Direction des Bâtiments et de la Logistique (DBL) compte 300 agents et est composée de 6 services dont le Service Affaires Générales (SAG). Ce service intervient en support de la direction et de ses services répartis sur 3 bureaux :
Raison d'être du poste
La/le secrétaire assistant.e de Direction travaille directement avec le/la Directeur-trice et la/le Chef.fe du Service Administratif et Général (SAG).
Véritable support, l’assistant.e contribue à optimiser la gestion quotidienne des activités, et donc l’atteinte des objectifs de la Direction. Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes et apporte son concours à la mise en œuvre des projets.
Missions principales
Appui administratif et organisationnel
Assurer le secrétariat de la Direction en coordination avec les secrétariats des différents services.
Renseigner les interlocuteurs et les orienter vers l'interlocuteur compétent si nécessaire.
Assister la Direction et le Chef du SAG dans la gestion des dossiers stratégiques et des priorités.
Gérer la réception et la transmission des informations entre la Direction et les services en intégrant les priorités de la Direction.
Identifier et résoudre certains points de blocage administratifs en lien avec les services concernés.
Assurer le secrétariat de la Direction en respectant la charte et les circuits administratifs :
Réception, réorientation et distribution du courrier, suivi des courriers/parapheurs entrants et sortants demandant réponse, en lien avec les agents du service.
Recueillir les éléments préparatoires pour la réalisation de courriers, notes, bilans, rapports divers, proposer une rédaction, assurer la mise en forme définitive et le suivi.
Participer au suivi des dossiers transversaux au service, y compris l'appui logistique.
Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs internes et externes du service, en apportant des réponses de premier niveau.
Classer et archiver les actes matériels et dématérialisés du service, et contribuer à la cohérence des ressources partagées.
Assurer les remplacements des autres secrétariats de service et de la Direction en cas d’absence.
Gestion de l’agenda et des priorités
Organiser et optimiser l’agenda de la Direction et le Chef du SAG en fonction des priorités.
Identifier les urgences et alerter sur les dossiers à traiter en priorité.
Coordination et suivi des actions
Assurer la transmission et le suivi des consignes issues des réunions auxquelles participe la Direction.
Organiser les réunions : préparation des ordres du jour, rédaction des comptes-rendus, suivi des décisions.
Suivre certains projets transversaux en lien avec les services, en veillant à leur bonne mise en œuvre.
Contribuer à l'amélioration des procédures internes et à la mise en place d’outils facilitant la gestion des actions de la Direction et du SAG.
Profil
Niveau d’études : 3 - 4 - 5
Diplômes requis : BACCALAUREAT-BAC+2
Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire Souhaitée(s) et Requise(s).
Informations complémentaires
Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux.)
- travailler pour une Collectivité innovante (congés menstruels, écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap.