SECRÉTAIRE DU BUREAU DE L'ACCUEIL FAMILIAL RENFORT 6 MOIS H/F
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l’éducation, l’aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Direction
Solidarité / Direction de l’Enfance et de la Famille / Service de l’Aide Sociale à l’Enfance
Raison d'être du poste
Le bureau de l’accueil familial accompagne les 500 familles d’accueil qui sont employées par le Département pour accueillir les enfants placés sous mesure de protection de l’enfance en Seine Saint Denis. Le bureau assure l’encadrement des assistants familiaux, leur accompagnement professionnel et la gestion de leur carrière et paie. Pleinement inscrit dans le dispositif de protection de l’enfance, il travaille en étroite collaboration avec les circonscriptions de l’aide sociale à l’enfance afin de favoriser le travail d’équipe au bénéfice des enfants protégés. Le bureau est composé de 4 équipes : l’équipe d’accompagnement professionnel, le centre de formation des assistants familiaux, le placement familial de Montreuil sur Mer et l’équipe carrière et paie.
Le ou la secrétaire, dans le cadre d’un binôme, assurer le secrétariat du bureau et concourir à l’organisation administrative et logistique de l’unité de travail. Elle concourt également à la gestion de dossiers spécifiques au domaine d’activité
Missions principales
Assurer l’accueil physique, téléphonique, le filtrage des communications, et la prise de message, ainsi que la gestion des boites mail de structure
Traiter, enregistrer et répartir le courrier, suivre les courriers signalés et assurer le suivi des parapheurs
Gérer l’agenda du responsable et de ses adjoints, le planning d’équipe et les comptes Chronos le cas échéant ; et préparer, organiser et participer aux réunions,
Rédiger des notes simples et mettre en forme des notes et documents (notes, rapports, bilan d’activité, compte rendu, etc)
Assurer la logistique des sites de travail : gérer les fournitures, la documentation et assurer le classement et l’archivage des unités de travail.
Assurer le suivi logistique des familles d’accueil en formation : préparation et suivi des ordres de missions notamment
Suivre les dossiers de candidature au poste d'assistant.e familial.e : accusé de réception, vérification de la complétude des dossiers, vérification des B2, suivi des commissions de recrutement
Profil
Niveau d’études : domaine du Secrétariat.
Expérience professionnelle sur un poste similaire requise
Idéalement, vous connaissez le milieu de la fonction publique et les techniques de secrétariat
Compétences techniques :
Maîtriser les logiciels métiers (Word, Excel, Pilot, Diol, Chronos, Axel)
Prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et mettre en forme tous types de courriers
Savoir renseigner des documents de suivi et tableaux de bord.
Compétences relationnelles :
Faire preuve d'organisation, de rigueur, d'adaptation et de disponibilité.
Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité.
Savoir identifier la demande de l'usager et l'accompagner dans ses démarches.
Informations complémentaires
Poste à pourvoir le plus rapidement possible à temps complet
Catégorie d’emplois des Adjoints administratifs (Catégorie C).
Salaire Minimum net : 1777,24 euros.
Intégrer le Département, c'est :
- être acteur de son parcours professionnel et bénéficier de formidables possibilités d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap.
Pour en savoir plus, retrouvez-nous sur notre page employeur : https://seinesaintdenis.fr/Nos-atouts