UN·E SECRETAIRE ASSISTANT·E SRCE H/F
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l’éducation, l’aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Direction
La Direction l’Education (DE) gère les 130 collèges publics du Département. Elle détient la totalité des compétences dévolues aux collectivités dans la gestion des collèges ce qui lui permet d’avoir une vision globale et ainsi être un véritable acteur pour rendre nos collèges publics plus attractifs, accompagner la réussite des élèves et veiller à la qualité de vie dans les établissements tant pour les élèves que pour les personnels.
Dans le cadre de son ambition de requalification du territoire et de stabilisation d’une mixité sociale locale, le Département lance une ambitieuse stratégie pour l’attractivité et la mixité sociale et scolaire de ses collèges publics. Conjointement avec les services de l’Education Nationale, la direction Education porte ainsi un plan d’action à grande échelle, visant à réduire l’évitement scolaire sur le Département, à favoriser l’attractivité et la mixité des collèges publics, pour garantir « un bon collège public pour tous » à l’ensemble des collégien.nes du territoire. Ce plan d’action démarre notamment en 2024 par une expérimentation sur 12 collèges.
Raison d'être du poste
Assurer le secrétariat administratif et technique de la Chefferie de service et apporter une assistance organisationnelle au service, composé outre la chefferie de service, de 7 attachés en charge du suivi des collèges et 2 attachés spécialisés en partie sur les logements de fonction, d’une part, et les tiers lieux, d’autre part.
Missions principales
- Participer à l’organisation de l’activité et la gestion du temps de la chefferie de service et des agents de l’équipe par la planification de l’activité (présence, agendas, dossiers préparatoires aux réunions), l’organisation logistique des réunions et la gestion du courrier (Elise)
- Participer à la circulation et à l’organisation de l’information, la diffusion interne et externe des circulaires du service, et assurer le classement et l’archivage des dossiers
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs du service des relations avec les communautés éducatives et les orienter
- Assurer la mise à jour du logiciel de gestion du temps de travail pour l’ensemble des agents du service (chronos)
- Assurer l’envoi et le traitement des mails réceptionnés dans la boite de structure SRCE
- Assurer la mise à jour de bases de données et de tableaux de bord du service (suivi des rapports…), notamment concernant les dates des dialogues de gestion, des CA des collèges, les logements de fonction, les conventions d’occupation, les conventions loi 3DS et les contacts des villes
-
Assurer l’organisation des dialogues de gestion avec les collègues, des réunions avec les villes, parents d’élèves délégués, et des réunions de bassins, des CA (planification des rendez-vous, préparation des dossiers, relances…)
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Veiller à la cohérence des pratiques de secrétariat (courriers, respect charte graphique…) et accompagner la mise en commun des outils avec l’ensemble des secrétaires de la direction
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Assurer la continuité de service en binôme avec la 2e secrétaire-assistante du service
Profil
- Savoir établir une relation de confiance avec ses collaborateurs et son encadrant
- Savoir travailler en équipe et développer des méthodes de travail partagées
- Savoir faire preuve d’autonomie, d’organisation et de rigueur dans la gestion des dossiers attribués
- Savoir prioriser ses activités et adapter son plan de charge au regard des urgences de travail
- Savoir utiliser et mettre à jour les supports de renseignements, annuaires, arborescence, base de donnée
- Savoir utiliser les logiciels spécialisés utilisés par le service (icourrier, omère, webdelib, DEMACT…)
- Connaître l’administration départementale
DIPLOME de niveau Niveau Bac à Bac+2
Niveau d'expérience souhaité
Informations complémentaires
Nouveaux locaux, nouvelles ambitions !
À partir de janvier 2026, le Département s’installera dans ses nouveaux bureaux à Saint-Denis, au sein du bâtiment Pulse :
- Bâtiment 100% inclusif : conçu pour être accessible à toutes et tous, quels que soient les besoins ou les situations ;
- Engagé pour la planète : Pulse intègre les dernières innovations en matière de construction écologique ;
- Pensé pour le collectif : espaces collaboratifs, qualité de vie au travail et proximité des transports.
➜ Un nouvel environnement de travail à l’image des valeurs de la Seine-Saint-Denis : ouverture, engagement et innovation. Rejoignez-nous !