SECRÉTAIRE GESTIONNAIRE ODPE RENFORT 12 MOIS H/F
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l’éducation, l’aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Direction
Solidarité / Direction de l’Enfance et de la Famille / Service de l’Aide Sociale à l’Enfance
Raison d'être du poste
Assurer le secrétariat et concourir à l’organisation administrative et logistique de l’unité de travail de l’ODPE
Missions principales
- Assurer l’accueil téléphonique et physique, la prise de messages, l’orientation des appels, la gestion de la boîte mail, le traitement et suivi des courriers, ainsi que la logistique du bureau (fournitures, classement, archivage), contribuer au soutien du secrétariat du service ASE et assurer le relais de certaines missions, notamment en cas d’absence des collègues
- Participer à l’organisation et la préparation des réunions (invitations, réservation de salles), assurer et suivre la reprographie et diffusion de documents divers
- Participer à l’organisation de l’ensemble des évènements organisés par l’ODPE: gestion des invitations et des inscriptions, préparation logistique (réservation de la salle, recensement des besoins logistiques, commande des prestations), diffusion de documents
- Assurer le suivi administratif des évènements indésirables avec l’appui du ou de la conseillère technique (enregistrer et numéroter les évènements indésirables entrants, rechercher les informations manquantes, retransmettre la fiche de liaison aux établissements après enregistrement, contribuer à l’organisation de la commission évènements indésirables -définition de l’ordre de passage, envoi des invitations…), envoyer les courriers post-commission, anonymiser les fiches de remontée des EI pour transmission à la préfecture).
Profil
Niveau d’études : V
Compétences
• Relationnelles
Savoir assurer un accueil courtois et faire preuve de qualité d’écoute_T0018
Savoir prendre des messages, orienter les appels et répondre aux demandes des partenaires
Connaître les réseaux de professionnels et d’acteurs _T0265
• Organisationnelles / stratégiques
Savoir organiser son travail en fonction des priorités de l’activité_T0377
Savoir construire des outils d’organisation et les faire partager (plannings, base de contacts)
Savoir alerter sa ligne hiérarchique des aléas, contraintes ou difficultés, suivre et relancer T0401+ T0375 modifié
• Techniques
Maîtriser les outils bureautiques et techniques de secrétariat
Savoir élaborer et suivre des plannings
Savoir élaborer et suivre des bases de données contacts
Savoir prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et des courriers simples, et/ou mettre en forme tout type de courrier
Connaître les politiques, mesures et dispositifs propres au champ d'intervention_T0266
Informations complémentaires
Pourquoi nous rejoindre ?
Rejoindre le Département de la Seine-Saint-Denis, c’est :
exercer des responsabilités de haut niveau au service d’une politique publique essentielle ;
contribuer concrètement à l’amélioration du parcours et du quotidien des enfants confiés ;
rejoindre une collectivité engagée, innovante et mobilisée sur les enjeux de protection de l’enfance ;
participer à des dynamiques partenariales fortes à l’échelle départementale, régionale et nationale.