UN·E ASSISTANT·E CHARGE·EE DES ACTES ADMINISTRATIFS H/F
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l’éducation, l’aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Direction
La Direction des affaires juridiques, de l'immobilier et des assemblées (DAJIA) met en œuvre la politique départementale en matière juridique, assurantielle, patrimoniale et institutionnelle, définie par les élus et la Direction générale.
La Direction assure une mission d'expertise et de conseil juridique auprès de l'ensemble des services du Département, défend les intérêts de la collectivité devant les juridictions et pilote les contrats d'assurance ainsi que la gestion des sinistres.
Elle intervient également dans la gestion du patrimoine immobilier départemental en préparant les actes d'acquisition et de cession, en négociant les baux et conventions d’occupation et en sécurisant les opérations immobilières.
Enfin, la DAJIA garantit le bon fonctionnement des instances délibérantes en assurant l'instruction des rapports et délibérations, l'organisation des séances du conseil départemental et le suivi des conventions conclues avec les partenaires de la collectivité.
La Direction est organisée autour de trois services : le Service juridique, le Service du patrimoine immobilier et le Service des assemblées.
Raison d'être du poste
Le/la secrétaire assistant.e assure le suivi des actes administratifs dématérialisés dans le logiciel dédié WebDelib, prépare les différents ordres du jour des réunions et des
instances départementales. Il/elle assure le secrétariat du Chef.fe de service et du Chef.fe de bureau.
Missions principales
Vous suivrez les circuits de validation des délibérations via le workflow du logiciel dédié à leur traitement (WebDelib) depuis l’arrivée à « l’accueil du service des assemblées » et participerez à leur
transmission aux élu.e.s en vue des instances ;
Vous vérifierez la mise en forme des décisions dans WebDelib, gérerez leur circuit de validation, la transmission au contrôle de légalité, le versement dans la GED et leur mention exécution ;
Vous préparerez l’enregistrement des conventions signées dans la GED, gérerez leur retour dans les
directions ;
Vous gérerez les calendriers des astreintes de la direction générale et des directions ; mettrez à jour les ordres du jour des instances ;
Vous gérerez l’agenda et le secrétariat du Chef.fe de service et du Chef.fe de bureau.
Profil
Vous savez travailler en binôme et en équipe et s’adapter aux méthodes de travail partagées ;
Vous savez assurer la polyvalence au sein de l’équipe du secrétariat (tenue de l’agenda) ;
Vous êtes organisé-e, rigoureux.se, conscentieux.se ? Vous avez un bon relationnel, vous aimez le
travail en équipe ?
Vous êtes à l’aise avec l’informatique ?
Vous avez des connaissances des Collectivités territoriales ?
Vous êtes soucieux.se de la qualité du service public rendu ?
Bac Souhaité
Informations complémentaires
Nouveaux locaux, nouvelles ambitions !
Depuis Janvier 2026, le Département est installé dans ses nouveaux bureaux à Saint-Denis, au sein du bâtiment Pulse, marquant une étape clé de sa transformation :
• Un bâtiment 100 % inclusif : conçu pour être accessible à toutes et tous, quels que soient les besoins ou les situations ;
• Un engagement fort pour la planète : Pulse intègre les dernières innovations en matière de construction écologique ;
• Un lieu pensé pour le collectif : espaces collaboratifs, qualité de vie au travail et proximité immédiate des transports.
➜ Un environnement de travail à l’image des valeurs de la Seine-Saint-Denis : ouverture, engagement et innovation. Rejoignez-nous !