UN·E SECRÉTAIRE DE DIRECTION H/F
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l’éducation, l’aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Direction
La Direction de l’Enfance et de la Famille (DEF) est la plus grande Direction opérationnelle du Conseil Départemental, comptant environ 3100 agents et disposant d’un budget de fonctionnement de 320 M€.
Le Service de l'Aide Sociale à l'Enfance (ASE), se compose de 600 agents répartis sur l'ensemble du territoire de la Seine-Saint- Denis : le site de Bobigny, les 22 circonscriptions et les 2 structures d'accueil des jeunes, ainsi que de 520 assistants familiaux.
Raison d'être du poste
Le-la secrétaire de direction assure le secrétariat du service de l’ASE en lien avec les secrétaires des secteurs et de la Direction de l'Enfance et de la Famille ; accueil physique et téléphonique, traiter le courrier entrant du service, enregistrement et suivi des courriers signalés papier et i-courrier, introduction de rapports pour la commission permanente (Webdelib), classement, archivage, rédaction de compte-rendu. Elle assure également le secrétariat du Chef de service : organisation de rdv, réservation de salles, préparation de dossiers, gestion des parapheurs, tenue de l’agenda, établissement du planning de la direction de service, préparation de dossiers, mise en forme de documents
Missions principales
- Faire circuler l’information : mise à jour de l’annuaire du service, de l’organigramme, constitution de dossiers documentaires, dépôt de documents sur la plateforme partagée (Alfresco), diffusion d’information aux agents du service et aux partenaires.
- Suivi des astreintes départementales de protection de l’enfance (établissement du calendrier et transmission des comptes rendus d’astreintes) et de la boîte structure des ordonnances provisoires de placement (OPP).
- Contribuer à la continuité d’activité du secrétariat du service de l’ASE et du secrétariat de la Direction de l’Enfance et de la Famille (DEF)
Profil
Niveau d’études : domaine du Secrétariat.
Expérience professionnelle sur un poste similaire requise
Idéalement, vous connaissez le milieu de la fonction publique et les techniques de secrétariat
Compétences techniques :
Maîtrise des techniques de secrétariat
Bonne maîtrise des outils numérique et bureautiques (Word, Excel) et capacité à utiliser des logiciels de la collectivité (chronos, Webdelib, icourrier, Iodas, Alfresco)
Informations complémentaires
Vous vous reconnaissez et êtes disponible rapidement ?
Rejoignez-nous !
Les agent·e·s du Département bénéficient de conditions de travail attractives (accès à conditions avantageuses à des locations de Vélos à assistance électrique via le dispositif VéloTAF, restaurants administratifs de qualité sur site, CE interne permettant l'accès à une billetterie à prix réduit (dès 1 mois d’ancienneté), chèques vacances, réservation possible de panier Bio, accès à une importante offre de sport variée, participation à la mutuelle et prévoyance...).
De plus, nous investissons dans la formation, le suivi de nos agents et nous les accompagnons tout au long de leur carrière.
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap.