UN·E SECRETAIRE ASSISTANT·E H/F
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l’éducation, l’aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Direction
La Direction des Bâtiments et de la Logistique (DBL) compte 300 agents et est composée de 6 services dont le Service Gestion des Véhicules (SGV). Le SGV, installé sur un site disposant d’un garage intégré, a en charge la gestion et l’entretien du parc automobile de la collectivité. Il gère environ 700 véhicules et 300 vélos de la flotte départementale. Il a également en gestion les accès de véhicules de service et personnels aux parkings des sites centraux.
Le service est composé de 2 bureaux :
- Le bureau administration et gestion de la flotte qui a en charge la gestion administrative de la flotte automobile et la gestion des accès parkings ;
- Le bureau maintenance des véhicules qui assure l’entretien et à la réparation des véhicules de la collectivité.
Dans le cadre d’un remplacement le Service Gestion des Véhicules est à la recherche de son/sa futur.e Secrétaire Assistant.e.
Raison d'être du poste
Véritable support du service, vous contribuerez à optimiser la gestion quotidienne des activités tout en participant à l’atteinte des objectifs du service.
Vous organiserez et coordonnez les informations internes et externes tout en apportant votre concours aux agents du service sur divers sujets.
Missions principales
1) Secrétariat administratif du SGV :
- Assurer les fonctions relatives au secrétariat du service ;
- Garantir la prise de notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus ;
- Assurer le suivi des habilitations, CACES ;
- Suivre la gestion administrative des locations de vélos aux agents en lien avec la DRH et les collaborateurs internes au service ;
- Gérer les amendes pour infractions au code de la route commises par les utilisateurs des véhicules de service et traitement des opérations de désignation auprès des services de l’Etat.
2) Secrétariat administratif de la DBL :
- Assurer la veille et le suivi des dossiers partagés avec la direction, le SAG de la DBL sur les thématiques suivantes : budget, marché, RH et outils informatiques ; en contribuant à la coordination de la direction et avec les autres directions de la collectivité ;
- Assurer les remplacements des autres secrétariats de service et de la Direction en cas d’absence.
Profil
Titulaire d’un diplôme dans le domaine administratif, vous disposez d’une première expérience sur une fonction similaire. Vous avez une bonne maîtrise du pack office.
Vous êtes en capacité de vous adapter à des contextes de travail et à des interlocuteurs variés. On vous reconnait pour votre rigueur, votre organisation et votre discrétion ? De plus, vous êtes doté.e d’un bon sens relationnel et avez une bonne aisance rédactionnelle.
Informations complémentaires
Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnelle (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)
- travailler pour une Collectivité innovante (congés menstruels, écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation...)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap.