AGENT.E DU GUICHET UNIQUE DES SUBVENTIONS DÉPARTEMENTALES H/F
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l’éducation, l’aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Direction
Délégation à la Jeunesse et à la Vie Associative
Raison d'être du poste
A partir de janvier 2025, le Département va déployer un outil départemental de dépôt des demande de subvention : la Plateforme des subventions Cet outil de dépôt dématérialisé s’inscrira dans la démarche usagers porté par le Département avec deux objectifs principaux: 1/ en externe, pour les usager.e.s : faciliter le dépôt et le suivi d’une demande de subvention ; 2/ en interne, pour les agent.e.s: faciliter les procédures liées à l’instruction, au suivi et au contrôle des subventions.
Pour accompagner les structures lors de leurs demandes de subventions, le Département met en place une équipe dédiée au sein de la délégation à la vie associative: le Guichet unique. Le Guichet unique, nouvel acteur clé de la collectivité, permettra de centraliser, consolider, suivre et contrôler l’ensemble des demandes de subventions adressées au Département. Composition de l’équipe: 3 agent.e.s, au sein d’une Délégation de 10 agent.e.s.
Missions principales
Jusqu’au 31/12/24 : agent.e de ressaisie des demandes de subvention
- Traiter les données des formulaires de demande de subvention déposées sur « démarches-simplifiées » par les associations et les ressaisir dans le logiciel « dossiers » de la collectivité ;
- Saisir la demande de subvention pour l’usager si celui-ci rencontre un blocage ;
- Assurer un support quotidien aux usagers qui souhaitent déposer une demande de subvention sur « démarches-simplifiées » (mail et téléphone).
A partir du 01/01/25 : agent.e du Guichet unique
• Pour les partenaires déposant un dossier de subvention : contrôle complétude et conformité des dossiers de subvention
- En lien direct avec les partenaires, assurer la complétude des pièces de tous les dossiers de subventions déposés par les partenaires sur la Plateforme des subventions (procédure de relances par mail et téléphone) ;
- Assurer un premier niveau d’analyse juridique et comptable des dossiers de subventions déposés sur la Plateforme des subventions ;
- Etre garant.e de la qualité de l'instruction administrative des demandes de subvention ;
- Être référent.e du Guichet unique pour des Directions départementales en charge de l'instruction technique des demandes et assurer le lien quotidien entre le Guichet unique et ces Directions.
• Pour les partenaires subventionné.e.s : contrôle du dépôt des bilans
- - En lien direct avec les partenaires, assurer le dépôt de tous les bilans des projets subventionnés (procédure de relances par mail et téléphone)
- - Transmettre ces bilans aux Directions dont vous êtes le.a référent.e.
• Tout au long du processus de subvention : Accompagnement des partenaires associatifs
- - Intervenir directement auprès des usager.e.s pour faciliter la création de leur compte et accompagner la compréhension et le renseignement des formulaires de dépôt d'un dossier de subvention sur la Plateforme des subventions ;
- - Assurer la relation avec les usager.e.s afin de leur apporter aides, conseils et informations lors de la constitution des dossiers, du dépôt des demandes et tout au long du processus de subvention ;
- - Apporter à l’usager.e une aide en matière d’utilisation de la plateforme et contribuer à résoudre toute difficulté que celui-ci rencontre ;
- - Identifier les partenaires les plus en difficulté pour les orienter vers le pôle accompagnement de la vie associative de la Délégation.
Profil
Niveau d’études : BAC + 3
Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire : Souhaitée(s)
Informations complémentaires
Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélos électriques, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)
- travailler pour une Collectivité innovante (écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation, prise en compte de la santé menstruelle des agentes ...)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap