UN·E ASSISTANT·E DE GESTION ADMINISTRATIVE H/F
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l’éducation, l’aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Direction
Au sein de la Direction de la culture, du patrimoine, du sport et des loisirs (DCPSL), le service Culture, Art et Territoire (SCAT) assure la mise en œuvre de la politique culturelle départementale. Il est composé de deux bureaux : le bureau du développement artistique et culturel du territoire (BDACT) et le bureau du parcours d'éducation artistique et culturelle (BPEAC), qui sont appuyés par une équipe de gestion administrative et financière
Raison d'être du poste
Rattaché·e à la chefferie adjointe du service culture, art et territoire (SCAT), l’assistant·e de gestion administrative contribue à la réalisation du suivi administratif de l’activité du service et accompagne le pilotage de la démarche de gestion.
Pour cela, il·elle travaille en lien avec les chef.fes de bureaux et les chargé.es de projet, ainsi qu’avec le service des ressources transversales de la direction.
Il.elle est amené·e à travailler en binôme avec une second·e assistant·e de gestion administrative au sein du service, et est force de contribution dans la conception d’outils performants et leur suivi.
Missions principales
Assurer et contribuer à la préparation et au suivi administratif des dossiers présentés dans les instances, en lien avec l’équipe du service de rapports, en utilisant les outils dédiés (Webdelib, Si Subv...) et en étant responsable de la gestion des circuits : préparation et suivi des délibérations, conventions et avenants, notifications ; suivi du circuit budgétaire (transmission des pièces pour la liquidation des subventions) ; gestion du circuit d’archivage.
Assurer et contribuer à l’instruction des dossiers de demandes de subventions et des appels à projet, suivre leur attribution jusqu’à leur versement, et appuyer la chefferie de service dans la coordination des procédures.
Contribuer à la préparation budgétaire, à son suivi et à l’analyse en premier niveau des documents budgétaires transmis par les partenaires.
Assurer la réponse aux sollicitations et aux demandes de pièces et d’informations dans le cadre d’expertises, d’audits, de contrôles ; alerter la hiérarchie en cas de dysfonctionnement dans la chaine administrative.
Assurer la fluidité des circuits d’information et relations avec les bureaux, la chefferie de service et le service des ressources transversales de la direction, ainsi qu’avec les partenaires (accueil et orientation téléphonique ou mail) ; le process d’élaboration des bons de commande de prestation, du suivi des engagements et des factures pour les mettre en liquidation ; le suivi des demandes de vacations (ressources humaines).
Assurer la mise à jour des outils existants pour le suivi des rapports et des partenaires ; contribuer et être force de proposition d’amélioration pour les rendre plus performants dans une dynamique de modernisation et de relation à l’usager (sécurisation des chaînes administratives, circuit de signature des conventions, guichet unique, dématérialisation
Profil
Vous avez déjà une expérience dans la fonction gestion au sein d’une collectivité territoriale ? Vous avez une solide culture administrative territoriale ? Vous avez une appétence plus particulière pour le secteur artistique et culturel et / ou une connaissance du milieu associatif ? Vous aimez le travail en équipe et la transversalité ? Vous savez anticiper et êtes rigoureux·euse ? Postulez !
Diplômes requis : gestion/administration des collectivités territoriales. Diplômes permettant l'accès au grade de rédacteur. Poste également ouvert aux contractuel·les.
Informations complémentaires
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap.