UN·E SECRETAIRE ASSISTANT·E H/F
Direction
Dotée d’un budget de 73.5M€ (28 en fonctionnement, 45.5 en investissement) pour 2024, la Direction des Bâtiments et de la Logistique (DBL) compte 300 agents et est composée de 6 services dont le Service Ingénierie et Maîtrise d’Ouvrage. Ce service réalise des études pour la définition des besoins à partir d’une analyse de l’activité, ou pour vérifier l’opportunité et la faisabilité d’une intervention sur le patrimoine bâti. Il pilote également les opérations de travaux pour des constructions neuves ou des rénovations lourdes. Il est structuré en 2 bureaux et une cellule d’études :
Raison d'être du poste
Sous l’autorité du chef.fe de service des bâtiments départementaux et de son adjoint.e, l’assistant.e apporte son concours aux agents du service sur divers sujets.
Elle ou il contribue à faciliter le fonctionnement du service et l’atteinte des objectifs collectifs.
Missions principales
Sans que cette liste ne soit exhaustive, les missions principales de l’assistant.e du service des bâtiments départementaux seront :
Courrier :
Envoyer et scanner les courriers déjà rédigés
Mettre en forme un texte transmis par un agent
Saisir un courrier à la dictée
Rédiger complètement un courrier à partir d’un arbitrage
Dispatcher les rapports CVPO aux techniciens
Attribuer aux techniciens les constatations de service fait dont la Direction des Finances ne connaissait pas le contestateur
Accompagner les agents dans les procédures administratives internes
Centraliser/recenser les demandes logistiques des agents, etc.
Parapheurs
Assurer les navettes entre la Direction et le service
Assurer le suivi des parapheurs (enregistrement, relances, etc.)
Documentation/archivage
Proposer un plan de structuration du serveur : dossier SBD, dossiers de chaque bureau et dossier de chaque secteur (notamment archivage CVPO, PV de réception, carnet d’entretien des bâtiments, etc.)
S’assurer du respect du plan de structuration par les agents ; proposer des cessions de remise à niveau pour les agents oublieux
Indicateurs
S’assurer de l’affichage par chacun des chefs de secteur du service de ses indicateurs sur le tableau de pilotage du service
Centraliser/recenser les demandes d’informations/recensement (par exemple : nombre d’ordinateurs fixes/portables, nombre d’écrans, etc.)
Établir et mettre en œuvre une procédure d’arrivée pour les agents nouvellement intégrés
Assurer le suivi de présence des agents (grèves, etc.)
Assurer le suivi des habilitations des agents et des dates de recyclage
Établir et tenir à jour un annuaire et organigramme de service
Tenir à jour et afficher le recensement des dates de télétravail
Profil
Diplômes minimum requis : BEP – BAC
Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire Souhaitée(s) Requise(s)
Expérience (s) professionnelle(s) en encadrement d’équipe Souhaitée(s) Requise(s)
Informations complémentaires
Nouveaux locaux, nouvelles ambitions !
À partir de janvier 2026, le Département s’installera dans ses nouveaux bureaux à Saint-Denis, au sein du bâtiment Pulse :
- Bâtiment 100% inclusif : conçu pour être accessible à toutes et tous, quels que soient les besoins ou les situations ;
- Engagé pour la planète : Pulse intègre les dernières innovations en matière de construction écologique ;
- Pensé pour le collectif : espaces collaboratifs, qualité de vie au travail et proximité des transports.
➜ Un nouvel environnement de travail à l’image des valeurs de la Seine-Saint-Denis : ouverture, engagement et innovation. Rejoignez-nous !