UN·E RESPONSABLE POLE COURRIER (H/F)

 
1. Encadrement et animation de l’équipe 

• Organiser, coordonner et contrôler l’activité quotidienne des 12 agent·es du bureau du courrier.
• Répartir les missions, planifier les activités et ajuster les priorités en fonction des volumes de courrier, des urgences et des contraintes de service.
• Assurer l’accompagnement technique, méthodologique et managérial des agent·es.
• Favoriser la polyvalence, la montée en compétences et la transmission des savoirs professionnels au sein de l’équi
• Evaluer l’activité et fixer des objectifs individuels et collectifs.
• Veiller au respect des règles collectives, des consignes de travail, de sécurité et de confidentialité.
• Garantir la continuité de service et alerter la hiérarchie en cas de difficulté, de tension ou de risque sur l’activité. 
   

2. Supervision de l’activité courrier et pilotage budgétaire 

• Superviser l’organisation quotidienne des flux de courrier entrant, sortant et interne, en garantissant leur traitement, leur orientation, leur traçabilité et leur sécurisation
• Contrôler la qualité du traitement des courriers, le respect des délais et la traçabilité des opérations.
• Mettre en place et suivre des indicateurs d’activité. 
• Suivre les dépenses liées à l’activité courrier (coûts d’affranchissement, de fournitures, de matériels et de prestations). 
• Vérifier les devis, commandes et factures relevant du périmètre d’activité. 
• Participer à l’élaboration, au suivi et à l’optimisation du budget du bureau du courrier. 
• Contribuer à la programmation budgétaire de l’activité courrier et proposer des leviers d’optimisation des dépenses. 
• Anticiper les besoins en fournitures, consommables, matériels et équipements nécessaires au bon fonctionnement du service. 
• Assurer le suivi des contrats et relations avec les prestataires externes.
• Produire un reporting régulier auprès de la cheffe du service relation usagers. 

3. Conduite de projets d’amélioration et relations partenariales

• Conduire les projets d’amélioration de l’organisation de l’activité, des procédures et des outils de suivi pour renforcer la qualité de service  
• Piloter les projets d’évolution liés à la dématérialisation, à l’usage du logiciel métier et aux nouvelles pratiques de traitement du courrier. 
• Formaliser, actualiser et diffuser les procédures internes auprès de l’équipe et des directions utilisatrices pour sécuriser le circuit de traitement du courrier, notamment sur les enjeux de confidentialité et de traçabilité  
• Assurer un rôle de référent fonctionnel sur le logiciel courrier et apporter un appui aux utilisateurs. 
• Animer le réseau des référents courrier au sein de la collectivité afin d’harmoniser les pratiques et de fluidifier les circuits 
• Contribuer aux projets du service d’amélioration de la relation usagers