UN·E ASSISTANT·E DE DIRECTION H/F
Direction
La Direction de l’innovation numérique et des systèmes d’information (DINSI) se situe à Bobigny. Elle est composée de trois services opérationnels : Service Etudes Projets et Développements informatiques, Service de l’Ingénierie des Infrastructures, Service Prestation de services aux utilisateurs, d’un Pôle Stratégie des Systèmes d’Information et d’un Bureau Affaires Générales
Regroupant l’ensemble des fonctions supports le bureau est structuré autour des fonctions suivantes :
Le budget
Les marchés publics
Les ressources humaines
Le secrétariat
Raison d'être du poste
L’assistant.e de direction assure la tenue du secrétariat de la DINSI (gestion des agendas, gestion du courrier etc.). Il /elle collabore avec l’ensemble des encadrants de la direction (directeurs, chefs de services et de bureaux etc.) afin de les assister dans l’organisation fonctionnelle de leurs activités.
Missions principales
Organiser et ajuster les emplois du temps par une gestion proactive des agendas électroniques partagés et être force de propositions (vérification des participants, durée des réunions, gestion des lieux/salles etc.).
- Assurer les fonctions relatives au secrétariat pour la direction : accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre, gestion et suivi du courrier entant/sortant et des parapheurs (mise en forme, enregistrement) etc.
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers ; prise de notes, rédaction objective et suivi de compte-rendu et remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint...)
- Gestion et coordination des évènements transversaux de la DINSI (Plénière direction et services, évènements conviviaux, etc …)
- Référente Hygiène et sécurité pour la direction : exercice d’évacuation incendie, tenue du registre hygiène et sécurité
- Veiller à la bonne tenue des espaces partagés : encombrement des couloirs, dalles descellées, affichage, etc..pour transmission le cas échéant des éléments au référent logistique du BAG
Profil
Vous savez assurer le rôle d’interface avec la DRH sur les questions de gestion de personnel et connaissez le statut de la fonction publique territoriale ;
Vous connaissez les techniques de recrutement et de gestion des ressources humaines ;
Vous savez conseiller et orienter la direction dans le choix des dispositifs de formation adaptés à leurs besoins au regard des ressources disponibles, contribuer à l’élaboration du plan de formation ;
Vous savez travailler en équipe et être polyvalent-e dans le respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
Vous connaissez les missions et le fonctionnement des services et directions de la collectivité et avez une bonne capacité de synthèse, de communication et d’adaptation ?
Informations complémentaires
Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélos électriques, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)
- travailler pour une Collectivité innovante (écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation, prise en compte de la santé menstruelle des agentes ...)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap