UN·E SECRETAIRE ASSISTANT·E H/F
Direction
Dotée d’un budget de 73.5M€ (28 en fonctionnement, 45.5 en investissement) pour 2024, la Direction des Bâtiments et de la Logistique (DBL) compte 300 agents et est composée de 6 services dont le Service Ingénierie et Maîtrise d’Ouvrage. Ce service réalise des études pour la définition des besoins à partir d’une analyse de l’activité, ou pour vérifier l’opportunité et la faisabilité d’une intervention sur le patrimoine bâti. Il pilote également les opérations de travaux pour des constructions neuves ou des rénovations lourdes. Il est structuré en 2 bureaux et une cellule d’études :
Raison d'être du poste
Véritable support du service, vous contribuerez à optimiser la gestion quotidienne des activités tout en participant à l’atteinte des objectifs du service.
Vous organiserez et coordonnerez les informations internes et externes tout en apportant votre concours aux agents du service sur divers sujets.
Missions principales
1)Secrétariat administratif du SBD :
Réceptionner, réorienter et rédiger les courriers : rédiger le courrier au complet, envoyer et scanner l’ensemble des courriers, mettre en forme un texte transmis par un agent, attribuer au bon interlocuteur les courriers/mails ;
- Accompagner les agents du service : centralisation des demandes de logistiques, mise en œuvre et respect des procédures administratives internes, gestion des parapheurs entre la direction et le service tout en garantissant un suivi ;
- Classer et archiver tout type de documents : mise en place d’un plan de structuration du serveur du service en s’assurant de sa bonne application par les agents ;
- Assurer un suivi quotidien : suivi de la mise à jour des indicateurs (tableau de pilotage du service), gestion des absences des agents (grèves, maladies, congés, etc.), suivi des formations des agents en fonction des échéances de recyclage, recueil des conventions de télétravail, veille à une bonne intégration des nouveaux arrivant en proposant une procédure d’accueil au sein du service et gestion du matériel et des équipements mis à disposition (ordinateurs fixes/portables etc.).
2) Secrétariat administratif de la DBL :
- Assurer la veille et le suivi des dossiers partagés avec la direction, le SAG de la DBL sur les thématiques suivantes : budget, marché, RH et outils informatiques, en contribuant à la coordination de la direction et avec les autres directions de la collectivité ;
- Assurer les remplacements des autres secrétaires assistant.e.s de service
Profil
Titulaire d’un diplôme dans le domaine administratif, vous disposez d’une première expérience sur une fonction similaire. Vous avez une bonne maîtrise du pack office.
Vous êtes en capacité de vous adapter à des contextes de travail et à des interlocuteurs variés. On vous reconnait pour votre rigueur, votre organisation et votre sens du travail en équipe ? De plus, vous êtes doté.e d’un bon sens relationnel et avez une bonne aisance rédactionnelle.
Informations complémentaires
Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélos électriques, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux.)
- travailler pour une Collectivité innovante (écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation, prise en compte de la santé menstruelle des agentes .)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap
Pour en savoir plus retrouvez-nous sur notre page employeur: https://seinesaintdenis.fr/