UN·E ASSISTANT·E DE GESTION DES ACTES ET DES DÉCISIONS ADMINISTRATIVES H/F
Direction
La direction des affaires juridiques, de l'immobilier et des assemblées (DAJIA) est garante de la sécurisation des actes juridiques du Département. Au plan juridique, elle conseille les directions, défend la position du Département devant les juridictions administratives et judiciaires et pilote les contrats d'assurance. En matière patrimoniale, elle prépare les actes d'acquisition et de cession immobilières et négocie et conclut les contrats de location. En matière d'assemblées, elle instruit les projets de décisions et délibérations, organise les séances du conseil départemental et traite les conventions à signer avec les partenaires de la collectivité.
Le service des assemblées se situe à la confluence entre les directions du Département et les élus. Engagé depuis plusieurs années dans un circuit totalement dématérialisé des actes de leur rédaction à leur archivage, il concourt à leur sécurisation juridique. En 2024, 3700 actes ont été adoptés, parmi lesquels on dénombre 680 délibérations, 470 arrêtés et 2500 conventions. Le rôle du service des assemblées est d'instruire toutes les affaires émanant des directions, soumises aux conseillers départementaux, d'organiser les séances du conseil départemental et de sa commission permanente ainsi que le suivi des actes qui en découle (mention exécutoire, archivage). Le service gère également la situation administrative et les désignations des conseillers départementaux ainsi que les moyens de fonctionnement des groupes d'élus.
Raison d'être du poste
En tant que secrétaire assistant.e, vous assurerez le suivi des actes administratifs dématérialisés dans le logiciel dédié WebDelib, préparerez les différents ordres du jour des réunions et des instances départementales.
Vous assurerez le secrétariat de la cheffe de service des assemblées et de la cheffe de bureau des actes numériques
Missions principales
Vous suivrez les circuits de validation des délibérations via le workflow du logiciel dédié à leur traitement (WebDelib) depuis l’arrivée à « l’accueil du service des assemblées » et participerez à leur transmission aux élu.e.s en vue des instances
Vous vérifierez la mise en forme des décisions dans WebDelib, gérerez leur circuit de validation, la transmission au contrôle de légalité, le versement dans la GED et leur mention exécutoire
Vous préparerez l’enregistrement des conventions signées dans la GED, gérerez leur retour dans les directions
Vous gérerez les calendriers des astreintes de la direction générale et des directions
Vous mettrez à jour les ordres du jour des instances et gérerez l’agenda et le secrétariat de la cheffe de service et de la cheffe de bureau des actes numériques
Profil
Vous maîtrisez les techniques du secrétariat et êtes organisé.e.
Vous êtes diplômé.e à minima d’un Baccalauréat et/ou êtes issu.e du cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux, filière administrative.
Vous êtes à l’aise avec les procédures administratives et avez un bon relationnel ?
Rejoignez l’équipe du bureau des actes numériques !
Informations complémentaires
Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)
- travailler pour une Collectivité innovante (congés menstruels, écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation...)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap.