UN.E AGENT.E DU GUICHET UNIQUE DES SUBVENTIONS DÉPARTEMENTALES H/F

Le Département de la Seine-Saint-Denis

Qui sommes-nous ?

Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l’éducation, l’aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.

Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.

Direction

Le Département de la Seine-Saint-Denis soutient chaque année de nombreuses structures, notamment à travers l’attribution de subventions. À titre indicatif, près de 50 millions d’euros sont ainsi accordés chaque année aux associations.

Depuis janvier 2025, le Département a mis en place un outil départemental de dépôt en ligne des demandes de subvention : la Plateforme des subventions. Cet outil dématérialisé s’inscrit pleinement dans la démarche de simplification et d’amélioration du service aux usagers portée par la collectivité, avec deux objectifs principaux :

1. Pour les usager·ère·s : faciliter le dépôt et le suivi des demandes de subvention ;

2 2. Pour les agent·e·s : simplifier les procédures d’instruction, de suivi et de contrôle des subventions.

Raison d'être du poste

Afin d’accompagner les structures dans leurs démarches, le Département a également créé une équipe dédiée au sein de la Délégation à la vie associative : le Guichet Unique.

Le Guichet Unique, nouvel acteur central du dispositif, permet de centraliser, consolider, suivre et contrôler administrativement l’ensemble des demandes de subventions adressées au Département.

L’équipe est composée de 4 agent·e·s.

Missions principales

1. Instruction de la recevabilité administrative des demandes de subvention :

Vous êtes le premier point de contact des partenaires déposant une demande de subvention. À ce titre, vous :

· Assurez le contrôle de la complétude et de la conformité des dossiers déposés via la Plateforme des subventions, en lien direct avec les porteurs de projets ;
· Mettez en œuvre des procédures de relance par mail et téléphone pour garantir la complétude des pièces ;
· Réalisez un premier niveau d’analyse juridique, administrative et comptable des dossiers ;
· Garantissez la qualité de l’instruction administrative et jouez un rôle clé dans la fluidité du traitement des demandes ;
· Êtes référent.e Guichet unique pour certaines Directions départementales chargées de l’instruction technique, en assurant un lien opérationnel quotidien.

2. Suivi des bilans des projets subventionnés Vous accompagnez les partenaires tout au long du cycle de vie de leur projet :

· Veillez au dépôt des bilans des actions financées et relancez si nécessaire les porteurs ;
· Transmettez les bilans aux Directions départementales concernées selon les circuits définis.

3. Accompagnement des usagers et soutien à la vie associative Vous êtes un facilitateur.rice de la relation usager et de l’appropriation des outils numériques :

· Aidez les partenaires à créer leur compte, comprendre et renseigner les formulaires de demande ;
· Apportez un accompagnement individualisé aux partenaires en difficulté, tout au long du processus de demande ;
· Contribuez à la résolution des difficultés techniques rencontrées sur la Plateforme ;
· Identifiez les structures les plus en difficulté et les orientez vers le Pôle accompagnement de la vie associative.

4. Animation et amélioration continue de la Plateforme des subventions

· Animez des ateliers de formation à destination des usager·ère·s (associations, porteurs de projet) pour les aider à s’approprier la plateforme et les procédures de dépôt ;
. Participez à la mise à jour régulière de la cartographie des appels à projets et des dispositifs d’aide, afin d’offrir une information claire, à jour et accessible ;
. Contribuez à l'amélioration des outils, procédures et ressources pédagogiques proposées sur la plateforme

Profil

Niveau d'études : BAC+3

Expérience(s) professionnelle(s) sur un poste similaire : Souhaitée(s)

Informations complémentaires

Intégrer le Département, c'est :

- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution

- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnelle (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)

- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)

- travailler pour une Collectivité innovante (congés menstruels, écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation...)

Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap.