UN·E RÉFÉRENT·E CHARGÉ·E DE LA GESTION DES ACTES ADMINISTRATIFS H/F
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l’éducation, l’aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Direction
La direction des affaires juridiques, de l’immobilier et des assemblées (DAJIA) est responsable de la sécurisation des actes juridiques du Département. A ce titre, elle intervient sur l’ensemble de la chaîne juridique en conseillant les directions, en préparant les actes, en organisant les séances et défendant la position du Département devant les juridictions. Mais au-delà de sa fonction de support juridique, la DAJIA est également praticienne du droit en matière de gestion immobilière et de suivi des contrats d’assurances.
Le service des assemblées se situe à la confluence entre les directions du Département et les élus. Engagé depuis plusieurs années dans un circuit totalement dématérialisé des actes de leur rédaction à leur archivage, il concourt à leur sécurisation juridique. En 2023, 3000 actes ont été adoptés, parmi lesquels on dénombre 700 délibérations, 500 arrêtés et 1800 conventions. Le rôle du service des assemblées est d'instruire toutes les affaires émanant des directions, soumises aux conseillers départementaux, d'organiser les séances du conseil départemental et de sa commission permanente ainsi que le suivi des actes qui en découle (mention exécutoire, archivage). Le service gère également la situation administrative et les désignations des conseillers départementaux ainsi que les moyens de fonctionnement des groupes d'élus.
Raison d'être du poste
Le référent chargé de la gestion des actes assure la gestion, l’archivage, la recherche et la diffusion des actes administratifs (suivi des décisions, des conventions et des délibérations).
Missions principales
Assurer la transmission numérique des affaires à l’ordre du jour des assemblées aux élus
Gérer le suivi des conventions, enregistrement dans la GED, validation, mise en circuit de signatures, suivi des visas, retour dans les directions et recherche
Gérer le suivi des délibérations et des décisions, le suivi la mention exécutoire depuis la GED et l’alimentation du logiciel documentaire
Assurer la recherche et la gestion des archives des actes.
Profil
Vous savez effectuer votre travail en fonction des directives et procédures,
Vous faites preuve d’autonomie, d’organisation et de rigueur dans la gestion des dossiers attribués,
Vous savez organiser votre travail en fonction des priorités et des urgences,
Vous savez travailler en équipe et vous adapter aux méthodes de travail partagées,
Vous savez classer et archiver des documents.
Vous connaissez l’administration territoriale.
Vous êtes soucieux.se de la qualité du service rendu ? Vous aimez le travail en équipe ?
Alors ce poste est pour vous !
Informations complémentaires
Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnelle (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)
- travailler pour une Collectivité innovante (congés menstruels, écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation...)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap.