UN·E ASSISTANT·E SECRETAIRE H/F
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l’éducation, l’aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Direction
La Direction des Bâtiments et de la Logistique (DBL) compte 300 agents et est composée de 6 services dont le Service des Prestations et Fournitures Courantes (SPFC) Le SPFC assure des prestations du quotidien pour les directions. Il est donc garant de la propreté et de la gestion des déchets des sites, assure les déménagements et interventions de manutention, le transport des biens et des personnes.
Il a aussi la charge de la restauration collective des agents, les travaux d’imprimerie, ainsi que l'approvisionnement en équipements et fournitures courantes (fournitures de bureau, mobilier, EPI, vêtements de travail, papier, petit électroménager, etc.) Dans le cadre d’une création de poste, le service est à la recherche de son/sa futur.e Assistant.e .
Raison d'être du poste
Véritable support du service, vous contribuerez à optimiser la gestion quotidienne des activités tout en participant à l’atteinte des objectifs du service.
Vous organiserez et coordonnerez les informations internes et externes tout en apportant votre concours aux agents du service sur divers sujets.
Missions principales
- Assurer la veille et le suivi des dossiers partagés avec la direction, le SAG de la DBL sur les thématiques suivantes : budget- marché- RH- outils informatiques, contribuer à la coordination du service et avec les autres directions de la collectivité
- Gérer les évènements du service : programmation, organisation matérielle (ordre du jour, dossiers, réservation de salles…) en assurant la rédaction des relevés de décision/comptes rendus ;
- Superviser l’organisation et le suivi des réunions (notamment internes au service, gestion des relations fournisseurs et autres directions de la collectivité).
- Participer à certaines missions spécifiques du service : gestion des demandes, contribution à l’élaboration des marchés < 40000 euros, relecture critique des marchés à appel d’offre, bilans, etc.
- Assurer le secrétariat du service, en s’assurant du respect de la charte et des circuits administratifs :
- Recueillir les éléments préparatoires pour la réalisation de courriers, bilans, documents divers : proposer une rédaction et assurer la mise en forme définitive et le suivi
- Réception, réorientation et distribution du courrier, le suivi des courriers/parapheurs entrants/sortant demandant réponse, en lien avec les agents du service
- Gestion de l’agenda de la direction de service et des encadrants du service
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du service), en apportant notamment des réponses de premier niveau aux interlocuteurs
- Classer et archiver les actes matériels et dématérialisés du service, et notamment contribuer à la cohérence des ressources partagées
- Assurer les remplacements des autres secrétariats de la Direction en cas d’absence
Profil
Titulaire d’un baccalauréat ou titulaire de cat.B, , vous disposez d’une première expérience sur une fonction similaire.
D’un naturel curieux, vous êtes force de proposition, et v avez une bonne maîtrise du pack office et des compétences rédactionnelles reconnues.
Vous êtes en capacité de vous adapter à des contextes de travail et à des interlocuteurs variés, avec un goût prononcé pour les métiers techniques.
On vous reconnait pour votre rigueur, votre organisation et votre discrétion. De plus, vous êtes doté.e d’un bon sens relationnel et avez une bonne aisance rédactionnelle.
Le permis B est obligatoire.
Informations complémentaires
Intégrer le Département, c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélos électriques, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)
- travailler pour une Collectivité innovante (écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation, prise en compte de la santé menstruelle des agentes ...)
Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des personnes en situation de handicap